Οι παρακάτω προτάσεις σύνταξης συνοδευτικής επιστολής και βιογραφικού σημειώματος δεν αποτελούν γενικό κανόνα. Παρόλα αυτά, η προτεινόμενη δομή είναι καλό να τηρείται γιατί έτσι παρουσιάζεται μια πιο σφαιρική εικόνα για τον υποψήφιο.

ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ (cover letter)

...είναι ένας πρόλογος του βιογραφικού, μια πρώτη ευκαιρία να πείτε δυο λόγια για τη μέχρι σήμερα πορεία σας, για τον εαυτό σας και για το λόγο που διεκδικείτε τη συγκεκριμένη θέση στη συγκεκριμένη εταιρεία.

Στοχεύει στο να τραβήξει την προσοχή και να κεντρίσει την περιέργεια του επιθυμητού και πιθανού εργοδότη ώστε να προχωρήσει στην ανάγνωση του βιογραφικού σας, στο να πείσει πως μπορείτε να εκφραστείτε γραπτώς με σαφήνεια και συντομία και στο να παρουσιάσει μια ολοκληρωμένη επαγγελματική εικόνα σας.

Ένα βιογραφικό σημείωμα αρχικά μπορεί να συνοδεύεται από μια Συνοδευτική Επιστολή (Cover Letter). Η Συνοδευτική επιστολή, που προηγείται του βιογραφικού σημειώματος, αποτελείτε από 3-4 παραγράφους και συνήθως περιλαμβάνει τα εξής στοιχεία:

• Διεύθυνση Υποψηφίου - αναγράφεται στο πάνω μέρος της δεξιάς σελίδας.
  
• Διεύθυνση Παραλήπτη - στο αριστερό κομμάτι της σελίδας, λίγο πιο κάτω από την Δ/νση Υποψηφίου.
  
• Θέση ενδιαφέροντος - αν το βιογραφικό δεν αποστέλλεται σε απάντηση συγκεκριμένης αγγελίας, είναι επιθυμητό να αναφέρεται ο τομέας ενδιαφέροντος στην πρώτη παράγραφο της συνοδευτικής επιστολής.
  
• Εκπαίδευση & Προϋπηρεσία - αναφέρονται, στην δεύτερη παράγραφο της συνοδευτικής επιστολής, συνοπτικά, τα πτυχία και η εργασιακή εμπειρία.
  
• Τα βασικά επιτεύγματά σας μέχρι σήμερα.
  
• Τις δεξιότητες και τις ικανότητές σας.
  
• Και κυρίως τεκμηριώνει τον ενθουσιασμό σας για τη συγκεκριμένη εταιρεία και θέση.

Στον επίλογο της συνοδευτικής επιστολής θα πρέπει να αναγράφονται οι τρόποι με τους οποίους ο εργοδότης στον οποίο απευθύνεται η επιστολή, μπορεί να έρθει σε επαφή με τον υποψήφιο.

ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ (Curriculum Vitae, CV, resume)

...είναι η σύντομη, θετική και δυναμική περιγραφή της μέχρι σήμερα πορείας σας,

Στοχεύει στην πρώτη γνωριμία με τον επιθυμητό και πιθανό εργοδότη σας και στο να πείσει πως αξίζει να σας καλέσουν στο επόμενο στάδιο της επιλογής προσωπικού, δηλαδή στη συνέντευξη.

Χρησιμοποιήστε καλή ποιότητα χαρτιού, μεγέθους Α4, κατά προτίμηση σε λευκό ή σε κάποιο πολύ απαλό χρώμα.
Το βιογραφικό σημείωμα θα πρέπει να είναι συνοπτικό, ευανάγνωστο, γραμμένο σε υπολογιστή και να μην ξεπερνά τις δυο σελίδες. Διηγηθείτε την ιστορία σας με συντομία, σαφήνεια, επαγγελματικό ύφος, ειλικρίνεια, αλλά και αποτελεσματικότητα. Να είστε σταθεροί σχετικά με τον τρόπο που παρουσιάζετε τις πληροφορίες. Η εμφάνιση του βιογραφικού σας πρέπει να είναι ομοιόμορφη.
Χρησιμοποιήστε μικρές και απλές προτάσεις. Προσέξτε να μην υπάρχουν συντακτικά και ορθογραφικά λάθη.
Τοποθετήστε την επαγγελματική σας εμπειρία σε αντίστροφη χρονολογική σειρά, δείχνοντας καθαρά την πρόοδό σας. Ο πιθανός εργοδότης πρέπει να μπορεί εύκολα να διακρίνει τι κάνατε πιο πρόσφατα και γιατί αυτό σας κάνει καλό υποψήφιο.

Αν και δεν υπάρχουν κανόνες απαράβατοι για την σύνταξη ενός βιογραφικού, η ακόλουθη δομή διευκολύνει ιδιαίτερα τους εκπροσώπους της Δ/νσης Ανθ. Δυναμικού:

• Προσωπικά στοιχεία - Ονοματεπώνυμο, ημερομηνία γέννησης, διεύθυνση, τηλ., e-mail. Σιγουρευτείτε ότι το ονοματεπώνυμό σας ξεχωρίζει με πιο έντονα γράμματα, είναι υπογραμμισμένο, ή το έχετε γράψει με ΚΕΦΑΛΑΙΑ.
  
• Εκπαίδευση/Σπουδές - αναγράφονται οι ακαδημαϊκές γνώσεις ξεκινώντας από την πιο πρόσφατη, εκπαιδευτικά ιδρύματα και τίτλοι σπουδών.
  
• Επαγγελματική εμπειρία - σε περίπτωση που υπάρχει, αναγράφεται ξεκινώντας από την πιο πρόσφατη, σημειώνοντας τη θέση και τα καθήκοντά σας - σε αντίθετη περίπτωση μπορούν να αναφερθούν ερευνητικές δραστηριότητες/πανεπιστημιακές εργασίες.
  
• Ξένες γλώσσες - αναφέρονται ακαδημαϊκοί τίτλοι και επίπεδο γνώσης.
  
• Γνώση υπολογιστή - αναφέρονται πιστοποιητικά και επίπεδο γνώσης.
  
• Σεμινάρια και συνέδρια - αναφέρονται τα σεμινάρια καθώς και η θεματολογία τους.
  
• Λοιπά ενδιαφέροντα και χόμπυ - αναφέρονται οι δραστηριότητες κατά τον ελεύθερο χρόνο.

Προσπαθήστε να προσαρμόσετε το περιεχόμενο του βιογραφικού σας στις απαιτήσεις της εταιρείας και της θέσης εργασίας που σας ενδιαφέρει.

ΤΙ ΝΑ ΑΠΟΦΥΓΕΤΕ

• Μη χρησιμοποιείτε άστοχες και περιττές εκφράσεις (π.χ. «τα καθήκοντά μου περιελάμβαναν»).
  
• Μην αντιγράψετε απλά το βιογραφικό σημείωμα κάποιου άλλου.
  
• Μην περιλάβετε ψευδή στοιχεία. Να είστε ειλικρινείς στις αναφορές για τον εαυτό σας.
  
• Μη στέλνετε διορθωμένες φωτοτυπίες. Πάντα εκτυπώνετε ένα καινούριο βιογραφικό.
  
• Μην υπογράφετε το βιογραφικό σας σημείωμα.
  
• Μη βάζετε προσωπική φωτογραφία, παρά μόνο εφόσον ζητείται από την αγγελία.
  
• Μη χρησιμοποιείτε προσωπικές αντωνυμίες (π.χ. «εγώ εργάστηκα στην εταιρεία κτλ.»).
  
• Αποφύγετε τα πολλά σημεία στίξης και τα άρθρα (π.χ. ο, η, το), εφόσον είναι εφικτό.
  
• Μη χρησιμοποιείτε συντομογραφίες λέξεων ή αρχικά, αν δεν είναι καθιερωμένα.
  
• Μην εμπλουτίζετε το βιογραφικό σας σημείωμα με καλλιτεχνήματα - οι περισσότεροι εργοδότες επιθυμούν παραδοσιακά βιογραφικά.