Αν μπορούσαμε να θέσουμε μια σειρά προτεραιότητας στις ενέργειες που θα οδηγούσαν στην επιτυχία, τότε σίγουρα το πρώτο μας μεγάλο κεφάλαιο θα αποτελούνταν από τις ενέργειες του προγραμματισμού. Τι είναι, όμως, ο προγραμματισμός; Για τους περισσότερους από εμάς ο προγραμματισμός μπερδεύεται με την οργάνωση και το time management. Στην ουσία, ο προγραμματισμός συνίσταται από δύο μόνο βήματα:
- Την αναγνώριση της υπάρχουσας κατάστασης, του πού θέλουμε να φτάσουμε, καθώς και του ενδιάμεσου κενού.
- Την καταγραφή των απαραίτητων ενεργειών κάλυψης αυτού του κενού.

Πώς προγραμματίζουμε, όμως, στην πράξη; Παρακαλούμε ακολουθήστε όλα τα στάδια που παρατίθενται και μάλιστα με τη σειρά που αναφέρονται. Μην μπείτε στον πειρασμό να παραμερίσετε μερικά για να «τελειώσετε γρηγορότερα». Σε ό,τι αφορά τον προγραμματισμό, καλύτερα «σωστά» παρά «γρήγορα»:

1. Ποια είναι η δουλειά μου; Με την πρώτη ματιά φαίνεται «αστεία» ερώτηση. Δεν είναι όμως. Πολλοί συνάδελφοι λένε ότι δουλεύουν, π.χ., στο λογιστήριο, αλλά μόνο κάποιοι λένε ότι είναι κοστολόγοι, ταμίες, αναλυτές κ.λπ. Αν δεν έχετε ήδη στα χέρια σας το «job description» της θέσης σας, ζητήστε το αμέσως. Αν δεν υπάρχει καταγεγραμμένο, φτιάξτε το και ζητήστε από τον προϊστάμενό σας να το εγκρίνει. Πριν όμως προχωρήσετε στα επόμενα βήματα, βεβαιωθείτε ότι εσείς, εκείνος, οι συνάδελφοι και οι υφιστάμενοί σας αντιλαμβάνεστε με τον ίδιο τρόπο τη δουλειά σας.
2. Ποια είναι τα κύρια καθήκοντά της; Το καλύτερο εργαλείο για να απαντήσει στο συγκεκριμένο ερώτημα είναι φυσικά το «job description» της θέσης σας. Αν όμως φτιάχτηκε πριν από καιρό, συνήθως δεν ανταποκρίνεται στη σημερινή κατάσταση. Πρώτα απ' όλα αναθεωρήστε το. Στη συνέχεια, μάθετε τη βαρύτητα του καθενός από τα καθήκοντά σας. Στην πράξη δεν έχουν όλα ίση βαρύτητα, αλλά ελάχιστα από αυτά είναι μείζονος σημασίας. Επικεντρώστε τις προσπάθειές σας σε εκείνα και «αγνοήστε» όλα τα υπόλοιπα...
3. Για ποιους πόρους είμαι υπεύθυνος; Για ποιους ανθρώπινους, υλικούς, χρηματοοικονομικούς και, τέλος, πληροφοριακούς πόρους της επιχείρησης είστε υπόλογοι; Ποια είναι η συνεισφορά του καθενός; Χωρίς ποιους θα έχετε πρόβλημα;
4. Τι περιμένω εγώ από την εργασία μου; Η εργασία σας δεν είναι αυτοσκοπός, αλλά απλώς το μέσο για να κάνετε πράξη τα απώτερά σας όνειρα. Ποια είναι αυτά; Είστε διατεθειμένοι να πληρώσετε το τίμημα;
5. Τι περιμένω από τους άλλους και τι εκείνοι από εμένα; Καταγράψτε ξεχωριστά το τι περιμένετε: από τον προϊστάμενο, τους υφισταμένους σας, τους συναδέλφους, τους πελάτες, τους προμηθευτές σας και τη διοίκηση της εταιρίας. Αμέσως μετά «μπείτε στα παπούτσια τους» και κάντε το ίδιο αναφορικά με τον εαυτό σας.
6. Ποια είναι η συνεισφορά του τμήματός μου στην επιχείρηση; Το τμήμα σας επιτελεί μία από τις κύριες ή τις βοηθητικές λειτουργίες στην εταιρία σας; Είναι κερδοφόρο; Για ποιους λόγους πρέπει να συνεχίσει να υπάρχει (και κατά συνέπεια να υπάρχει δουλειά για εσάς και τους συναδέλφους σας) και να μη χρησιμοποιήσει η επιχείρησή σας τη μέθοδο του outsourcing, δηλαδή να αναθέσει σε εξωτερικό φορέα τη δουλειά σας; Πρέπει οπωσδήποτε να βρείτε λόγους - αφορά την «επιβίωσή» σας.
7. Σήμερα πού ξοδεύω χρόνο και προσπάθεια; Οι τομείς στους οποίους αναλώνετε σήμερα τον χρόνο σας και τους πόρους της εταιρίας σας σχετίζονται με τα κύρια καθήκοντά σας, όπως τα είδατε στο δεύτερο βήμα; Αν όχι, γιατί;
8. Ποια είναι η κατάσταση στην εταιρία σήμερα και ποιες οι τάσεις της αγοράς; Διενεργήστε μια SWOT Analysis για την εταιρία σας. Αν υπάρχει και μία έτοιμη από άλλους συναδέλφους, συγκρίνετέ τις για πιθανές διαφορές. Για να βρείτε τα δυνατά σας σημεία (strengths) αναρωτηθείτε: τι κάνουμε ικανοποιητικά / καλύτερα από άλλους, πού είμαστε ασυναγώνιστοι / μοναδικοί; ποιες ικανότητες έχουμε; ποιες είναι νέες / μοναδικές; ποια είναι τα θετικά μας αποτελέσματα; Για τα αδύνατα σημεία (weaknesses) σας σκεφτείτε: τι δεν κάνουμε καλά / χειρότερα από άλλους; τι κάνουν εκείνοι που δεν μπορούμε εμείς; τι κάνουμε λανθασμένα; τι μας λείπει; πού αποτυγχάνουμε; γιατί δεν μας προτιμούν οι πελάτες; ποια τα εμπόδια εισόδου για μας; Για να βρείτε ευκαιρίες (opportunities) στο περιβάλλον αναρωτηθείτε: ποιες τάσεις της αγοράς είναι υπέρ μας; ποιες νέες αλλαγές στην αγορά είναι συμφέρουσες για μας; ποιες ανάγκες μπορούμε να καλύψουμε; ποιους νέους πελάτες μπορούμε να βρούμε; το οικονομικό / πολιτικό / τεχνολογικό περιβάλλον είναι υπέρ μας; τι ευκαιρίες μας δίνει το κοινωνικό περιβάλλον; ποιες οι δυνατότητες συνεργασιών μας; Για τις απειλές (threats) στο περιβάλλον σας σκεφθείτε: ποιες τάσεις της αγοράς είναι σε βάρος μας; ποιες νέες αλλαγές στην αγορά είναι εναντίον μας; ποιες υπάρχουσες ανάγκες δεν μπορούμε να καλύψουμε; ποιους νέους πελάτες δεν μπορούμε να προσεγγίσουμε; το οικονομικό / πολιτικό / τεχνολογικό / κοινωνικό περιβάλλον είναι εναντίον μας; ποιες κινήσεις των ανταγωνιστών είναι επικίνδυνες;
9. Προσδιορίζω τις key result areas της εργασίας; Ποιες από τις παρακάτω είναι αυτές που αφορούν τη δική σας δουλειά: έλεγχος, συγκράτηση και μείωση του κόστους, διαχείριση και αξιοποίηση των υπαρχόντων πόρων, ικανοποίηση αναγκών των πελατών, αύξηση της απόδοσης και της παραγωγικότητας, εύρος / βάθος γκάμας προϊόντων, παρεχομένη ποιότητα / προστιθέμενη άξια, αύξηση του όγκου των πωλήσεων, διατήρηση του μεριδίου αγοράς, τήρηση διαδικασιών, προγραμμάτων και προθεσμιών, κερδοφορία, ρευστότητα, καινοτόμες ιδέες. Κάποιες μπορεί να είναι συγκρουόμενες, όπως π.χ. το να θέλω να μειώσω το κόστος του customer service και παράλληλα να αυξήσω την ικανοποίηση του πελάτη. Προσδιορίστε τις σημαντικές.
10. Τις γνωρίζουν οι συνάδελφοι, οι υφιστάμενοι και ο προϊστάμενός μου; Αν δεν γνωρίζουν όλοι οι εμπλεκόμενοι τους τομείς στους οποίους καλούνται να αποδώσουν τότε μόνο κατά τύχη οι προσπάθειές τους θα συμπέσουν...
11. Συμφωνούν με αυτές; Τις συζητήσατε ή απλώς τις ανακοινώσατε; Πήρατε τη δέσμευσή τους; Γραπτώς;
12. Βάζω μικρο- και μακροπρόθεσμους στόχους; Έχετε στόχους δεκαετίας; Αν όχι, τότε να θυμάστε ένα ρητό που λέει: «Πάντα ήθελα να γίνω κάποιος. Τώρα καταλαβαίνω ότι θα έπρεπε να ήμουν λίγο πιο συγκεκριμένος...». Καταγράψτε τους στόχους σας. Αμέσως μετά «σπάστε» τους σε στόχους πενταετίας και έτους. Ειδικά μάλιστα για τον ετήσιο συνεχίστε, τεμαχίζοντάς τον σε εξαμηνιαίους, μηνιαίους, εβδομαδιαίους και (αν μπορείτε) ημερησίους.
13. Είναι SMART; Είναι (Specific) συγκεκριμένοι, (Measurable) μετρήσιμοι, (Agreed) συμφωνημένοι, (Realistic) ρεαλιστικοί και, τέλος, (Timed) πραγματοποιήσιμοι σε λογικό χρονικό διάστημα; Για παράδειγμα, το «Οι πωλήσεις δεν πάνε καλά και πρέπει να πουλήσουμε περισσότερο» δεν είναι στόχος, αλλά απλώς διαπίστωση. Το «Πρέπει να πουλήσω 10 τεμάχια από το προϊόν Χ, κάθε μήνα, για τα δύο επόμενα έτη, καθώς από αυτό εξαρτάται η επιβίωση της εταιρίας μου, πράγμα που βρίσκει σύμφωνους και τους προϊσταμένους και τους υφισταμένους μου, και από την έρευνα αγοράς προκύπτει ότι είναι εφικτό και το χρονικό διάστημα υλοποίησης είναι λογικό» είναι στόχος, καθώς πληροί όλα τα κριτήρια της λέξης SMART.
14. Τους θέτω γραπτώς; Αν όχι, τότε είναι απλώς όνειρα. Όμορφα μεν, όνειρα δε...
15. Συμμετέχει όλη η ομάδα μου στη διαδικασία στοχοθεσίας; Είναι ιδιαίτερα κρίσιμο να συμμετάσχουν όλοι οι άνθρωποί σας στη διαδικασία θέσπισης των στόχων, καθώς μόνο αν νιώσουν ως «και δικό τους παιδί» αυτό που πάτε να δημιουργήσετε θα δεσμευτούν να το υλοποιήσουν...
16. Τι κίνητρα τους δίνω γι' αυτό; Δίνετε κίνητρα; Μόνο υλικά; Δώστε και μη υλικά κίνητρα, συχνά παρακινούν ακόμη περισσότερο.

© picture-alliance/chromorange

17. Με ποιον τρόπο θα μετρώ την επίτευξη των στόχων που βάζω; Έχετε καταγεγραμμένα τα πρότυπα απόδοσης; Μόνο με αυτόν τον τρόπο θα γνωρίζετε (εσείς, οι υφιστάμενοι και ο προϊστάμενός σας) αν πραγματικά πετύχατε.
18. Πώς θα την κρίνει ο προϊστάμενός μου; Θα χρησιμοποιήσει τα ίδια κριτήρια με τα δικά σας; Αν όχι, καλό θα είναι να συζητήσετε ξανά τις περιοχές-κλειδιά της εργασίας σας πριν να συνεχίσετε.
19. Ποια θα είναι τα ενδιάμεσα σημεία ελέγχου; Πρέπει να οριστούν χρονικά και να γνωστοποιηθούν σε όλους τους εμπλεκομένους.
20. Ποιοι θα είναι οι υπεύθυνοι για κάθε project; Πιθανότατα γνωρίζουν το αντικείμενό τους καλύτερα από εσάς. Λάβετε υπόψη τη γνώμη τους και αν χρειαστεί αναθεωρήστε τους στόχους σας. Σε κάθε όμως περίπτωση (ιδίως μάλιστα αν «τυπικά» δεν ανήκουν στην ομάδα σας) λάβετε τη δέσμευσή τους (εγγράφως) προτού προχωρήσετε.
21. Ποιες είναι οι προτεραιότητες που βάζω; Ανταποκρίνονται στις key result areas της δουλειάς σας; Αν όχι, αναθεωρήστε.
22. Οι στόχοι μου είναι προκλητικοί; Δίνουν προοπτική; Οι στόχοι που θέτετε πρέπει να κάνουν εσάς και τους ανθρώπους σας να «βλέπετε μπροστά», «μακρύτερα» από εκεί που βρίσκεστε σήμερα. Προσοχή όμως, δείτε το επόμενο βήμα...
23. Μήπως υπερβάλλω σε όσα ζητάω; H εταιρία (και κατά συνέπεια ο προϊστάμενός σας) πάντα θα ζητά κάτι παραπάνω από ό,τι πετύχατε την προηγούμενη φορά. Αυτό το «κάτι παραπάνω» είναι θεμιτό, καθώς έτσι εξελισσόμαστε όλοι. Προσέξτε, όμως, μην «υπερβάλλετε εαυτόν» κατά τη διαδικασία στοχοθεσίας. Αναρωτηθείτε αν θα έχετε στη διάθεσή σας περισσότερους ανθρώπινους, υλικούς, χρηματοοικονομικούς και, τέλος, πληροφοριακούς πόρους από ό,τι διαθέτατε μέχρι σήμερα. Αν όχι, σκεφτείτε μήπως είστε υπερβολικοί σε όσα θέλετε να καταφέρετε με τους ίδιους πάντα πόρους.
24. Υπάρχει ένα back up plan; Πάντα υπάρχει μια άλλη λύση. Πάντα...